Invoice là gì? Tại sao Invoice lại đóng vai trò quan trọng trong quản lý giao dịch kinh doanh, đặc biệt là trong xuất nhập khẩu? Invoice có gì khác biệt với Bill và Receipt? Không chỉ đơn thuần là chứng từ ghi nhận giá trị hàng hóa, Invoice còn liên quan mật thiết đến các quy định pháp lý, quy trình thanh toán và thủ tục hải quan. Bài viết này sẽ làm rõ hơn về các loại Invoice phổ biến như Proforma Invoice (PI), Commercial Invoice (CI), và các loại hóa đơn khác, đồng thời hướng dẫn cách lập, xuất, và quản lý hóa đơn hiệu quả để giúp doanh nghiệp tránh sai sót và tối ưu hóa quy trình thanh toán.
Một số lỗi thường gặp khi lập hóa đơn
Khi lập hóa đơn thương mại, có một số lỗi thường gặp mà người lập hóa đơn cần tránh như:
Tóm lại, Invoice là một tài liệu quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu và thường được sử dụng trong quy trình hải quan và cấp chứng nhận xuất xứ C/O. Invoice được doanh nghiệp tự phát hành và chứa các thông tin chi tiết được đề cập trong L/C và hợp đồng.
Mison Trans hy vọng rằng bài viết trên đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích về invoice (hóa đơn) trong xuất nhập khẩu. Nếu bạn đang có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa hoặc làm thủ tục hải quan, vui lòng để lại thông tin hoặc liên hệ ngay với Mison Trans để được hỗ trợ và tư vấn ngay nhé!
MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
Head Office: 200 QL13 (Cũ), P. Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức, TP.HCM
VPĐD: 13 Đường số 7, Cityland Center Hills, Gò Vấp, TP.HCM
Khi nhắc đến invoice, nhiều người sẽ nghĩ đến hoá đơn thông thường. Invoice được người bán dựa trên từng loại mặt hàng cụ thể mà tự lập theo mẫu của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên thuật ngữ invoice còn thể hiện rõ nội quy và trách nhiệm của hai bên, giúp cho việc mua bán trở nên rõ ràng, tránh được các trường hợp tranh chấp về tài chính cũng như quyền lợi. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về invoice là gì thông qua bài viết sau đây.
Invoice là một loại chứng từ thương mại thể hiện giá trị thực của hàng hóa, do bên bán phát hành để xác nhận giao dịch với bên mua. Các công ty thương mại thường sẽ đánh số invoice tương ứng để thuận tiện cho việc ghi nhận, quản lý các giao dịch giữa công ty với khách hàng. Hóa đơn thường bao gồm các thông tin cơ bản như nơi phát hành, ngày tháng năm, địa chỉ gửi đến, điều kiện giao hàng, thỏa thuận thanh toán,…
Invoice thường được đơn vị bán đính kèm theo các loại chứng từ khác có liên quan để thực hiện cấp các thủ tục hải quan như Packing list, giấy chứng nhận xuất xứ ℅,… Đây cũng là chứng từ giúp đơn vị mua có thể giải quyết với đơn vị bán những vấn đề về số lượng, chất lượng hàng hóa, cũng như các dịch vụ khác.
Theo quy định mới tại Luật Quản lý thuế số 38 năm 2019 và Nghị định số 123 năm 2020 của Chính phủ thì doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn GTGT khi làm thủ tục xuất khẩu dịch vụ/sản phẩm ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan. Invoice được sử dụng nếu cơ quan Thuế không quản lý và thông lệ thương mại quốc tế yêu cầu.
Các loại Invoice phổ biến hiện nay, phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice
Có 8 loại invoice phổ biên hiện nay bao
Trong đó, có 2 loại hóa đơn chủ yếu cần phân biệt rõ rang là Proforma Invoice – hoá đơn chiếu lệ và Commercial Invoice – hoá đơn thương mại.
Để tìm hiểu chi tiết về Proforma Invoice là gì? Commercial Invoice là gì? và các loại hóa đơn khác, đọc nội dung dưới đây.
Proforma Invoice là gì? Proforma Invoice được viết tắt là PI, đây là hóa đơn chiếu lệ được người bán lập nên, về cơ bản nó cũng có nội dung như Invoice. Tuy nhiên Proforma Invoice được lập và gửi cho người mua trước khi giao một lô hàng để một lần nữa xác nhận các cam kết, điều khoản, điều kiện, mà hai bên đã thỏa thuận và thống nhất với nhau trước đây. Đây có thể coi là một bản thảo hay bản nháp mà bên bán cung cấp cho bên mua. Khi bên mua xác nhận thì nó sẽ hoạt động như một hợp đồng mua bán hàng hóa chính thức. Với hoá đơn chiếu lệ, cả hai bên sẽ giảm thiểu rủi ro trong việc thanh toán, loại bỏ các vấn đề sai sót, kiện tụng xảy ra.
Phân biệt Invoice với Bil và Receipt
Để hiểu rõ hơn invoice là gì, doanh nghiệp, kế toán, người làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cần phân biệt được Invoice với Bill và Receipt.
Certified Invoice – Hóa đơn xác nhận
Certificate Invoice là hóa đơn xác nhận, được sử dụng để nhận định xuất xứ, nguồn gốc hàng hóa với chữ ký của phòng công nghiệp và thương mại. Bên cạnh chức năng này, Certificate Invoice còn được dùng như một chứng từ đóng vai trò như hóa đơn thông thường.
Phân loại Invoice trong xuất nhập khẩu
Invoice có thể được phân loại theo một số tiêu chí khác nhau. Tùy vào mục đích sử dụng mà invoice được chia thành các loại sau:
Commercial Invoice là hóa đơn thương mại, được sử dụng để cung cấp thông tin chi tiết về giá trị, số lượng và tính chất của hàng hóa trong một giao dịch thương mại.
Đây được xem là một tài liệu quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu và thường được yêu cầu phải có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu để thực hiện các thủ tục như vận chuyển, thanh toán và thông quan hải quan.
Proforma Invoice hay còn gọi là hoá đơn chiếu lệ, là một phiên bản tạm thời của hóa đơn thương mại. Nó cung cấp thông tin về giá trị, số lượng và tính chất của hàng hóa hoặc dịch vụ được bán trong một giao dịch thương mại.
Tuy nhiên, khác với Commercial Invoice, Proforma Invoice không có giá trị pháp lý và không tạo nghĩa vụ thanh toán.
Tax Invoice hay hóa đơn thuế, là một loại hóa đơn được sử dụng để đăng ký và thuế giá trị gia tăng (VAT) và các khoản thuế khác đối với một giao dịch thương mại.
Tax Invoice phải tuân thủ các quy định của cơ quan thuế địa phương và phải chứa các thông tin bắt buộc như mã số thuế của người bán và người mua, số lượng và mô tả chi tiết của hàng hóa hoặc dịch vụ, giá cả, thuế phải trả và tổng giá trị giao dịch.
Nó được sử dụng để tính thuế và có giá trị pháp lý, yêu cầu người mua thanh toán.
Electronic Invoice được gọi là hóa đơn điện tử. Là một loại hóa đơn được tạo và truyền qua hệ thống điện tử đi kèm với chữ ký số, thay vì in và gửi bằng giấy. Nó giúp đơn giản hóa quy trình gửi và xử lý hóa đơn, tiết kiệm thời gian và giảm khối lượng giấy tờ.
Quy trình sử dụng hóa đơn điện tử và các quy định liên quan có thể khác nhau trong từng quốc gia hoặc khu vực. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử thường được chấp nhận và có giá trị pháp lý tương tự như hóa đơn truyền thống.
Việc lập hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong giao dịch giữa người bán và người mua. Dưới đây là những lưu ý cần nhớ khi làm hóa đơn:
Certified Invoice – Hóa đơn xác nhận
Certificate Invoice là gì? Là hóa đơn được sử dụng để xác nhận xuất xứ hàng hóa với chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp. Bên cạnh chức năng xác nhận nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa, hóa đơn xác nhận còn được dùng như một chứng từ có chức năng như hóa đơn
Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự
Consular Invoice là hóa đơn xác nhận được phát hành bởi lãnh sự quán của nước bên mua đang làm việc và sinh sống tại nước bên bán. Consular Invoice sẽ được lãnh sự quán ủy quyền, đóng dấu, và có chức năng thay thế cho giấy chứng nhận nguồn gốc.
Customs Invoice – Hóa đơn hải quan
Hóa đơn hải quan hay Customs Invoice, là hóa đơn dựa theo giá tính thuế và tính toán các khoản lệ phí khác của hải quan để thống kê giá trị hàng hóa. Hóa đơn này chủ yếu có chức năng yêu cầu thanh toán tiền, dùng trong khâu tính thuế nên sẽ không được lưu thông.
